Diese Anleitung enthält alle Hilfetexte aus Setup, Kassa, Gastbestellung, QR-Order, Küche und Schank in einer zentralen Ansicht.
So können neue Kund:innen die Abläufe vorab lesen und danach direkt in der Demo testen.
Setup
Event erstellen, Klonen und Historie
Hier verwaltest du den gesamten Lebenszyklus eines Events: neu anlegen, aus Vorlage klonen, abgeschlossenes Event kontrollieren.
Empfohlener Ablauf vor Live-Start:
• Event klonen oder neu erstellen.
• Stammdaten, Datum und Eventname kontrollieren.
• Betriebsmodus (GASTRO/HANDWERK) bewusst setzen.
• Artikel, Gruppen, Stationen, Druck und RKSV testen.
• Einen kompletten Probekauf (inkl. Bon) durchführen.
Wichtig:
• Beim Klonen werden viele Einstellungen absichtlich übernommen.
• Wenn im neuen Event etwas "falsch" wirkt, zuerst die Vorlage prüfen.
Systemstatus & QR aktiv
Hier steuerst du die zentralen Schalter für Betrieb, Modus und QR.
Wirkung der Schalter:
• Vereinskasse gesperrt: Mitarbeiter-Zugänge sind blockiert.
• Betriebsmodus GASTRO: Tischwahl + QR-Gastbestellung + Ticketbereich möglich.
• Betriebsmodus HANDWERK: ohne Tischwahl (direkt BAR), QR aus, Ticket aus.
• QR aus: Gäste können nicht mehr per QR bestellen.
Neue Modus-Logik (wichtig):
• Offene Rechnung (RE) ist nur im HANDWERK-Modus verfügbar.
• Negativer Freipreis (Rabatt/Gutschein) ist nur im HANDWERK-Modus möglich.
• Im GASTRO-Modus sind RE und negative Freipreise gesperrt.
Wenn etwas nicht angezeigt wird:
• zuerst hier Betriebsmodus prüfen,
• dann neu laden und erneut testen.
Admin freigeben
Schützt kritische Einstellungen mit Setup-Passwort (z. B. Zahlarten, Rollen, Stationen).
Wenn Speichern/Ändern nicht funktioniert:
• Prüfen, ob Admin-Freigabe aktiv ist.
• Passwort korrekt eingeben.
• Nach Freigabe erneut speichern.
Empfehlung: Im Live-Betrieb nur verantwortliche Personen freigeben.
Kartenzahlung (PayPal, Apple Pay, Google Pay)
Hier wird Kartenzahlung über PayPal Checkout konfiguriert (kein Stripe).
Voraussetzung:
• PayPal-Business-Konto.
• Gültige Client ID + Secret.
Einrichtung:
• Im PayPal Developer-Bereich App erstellen.
• Client ID + Secret in Setup eintragen.
• Webhook URL: https://vereins-kassa.at/resi-rksv/paypal-webhook.php
• Webhook-ID eintragen.
• Events aktivieren:
CHECKOUT.ORDER.APPROVED
PAYMENT.CAPTURE.COMPLETED
Wichtig:
• Für echte Zahlung: PayPal Mode = LIVE.
• Ohne gültige Daten bleibt Kartenmodus in der Kassa aus.
• IDs/Secrets ohne Leerzeichen komplett einfügen.
Optionaler Auf-/Abschlag:
• Karten-Aufpreis % + Fixbetrag EUR.
• Bar-Ermäßigung % + Bar-Fixrabatt EUR.
• Bei 0,00 / 0,00 passiert nichts.
• Aufpreis/Rabatt wird als eigene Bon-Position geführt.
Rechtlicher Hinweis:
• Aufpreise bei Kartenzahlung können je nach Land und Zahlungsanbieter-Vertrag (z. B. PayPal AGB) unzulässig sein.
• Vor Aktivierung immer rechtlich/vertraglich prüfen.
Mitarbeiter einladen
Erstellt direkte Zugänge per Link.
GASTRO-Modus:
• Kassa ALL
• QR-ORDER
• Küche
• Schank
• QR-Gast
HANDWERK-Modus:
• Kassa ALL
• Monitor für offene RE/Bezahlung
• Keine QR-Gast, keine Küche, keine Schank-Links
Header-Shortcut in der Kassa:
• GASTRO: QR-Badge (offene QR-Bestellungen)
• HANDWERK: RE-Badge (offene Rechnungen)
Best Practice:
• Stations-Link an normale Teammitglieder senden.
• ALL-Link nur an Leitung/Verantwortliche geben.
• Bei Gerätewechsel neuen Link testen.
Wenn jemand "alles" sieht statt nur Station: Falscher Linktyp (ALL statt Station).
Stationen
Hier werden Arbeitsbereiche angelegt.
GASTRO-Modus:
• Kassa, Küche, Schank, Ticket sinnvoll nutzbar.
• Artikel müssen korrekt Stationen zugeordnet sein.
HANDWERK-Modus:
• Fokus auf Kassa/RE.
• Küche/Schank/QR-Gast werden im Betrieb nicht angeboten.
Druck-Logik über Stationen:
• Ein Drucker kann auf "alle" stehen oder auf einzelne Stationen.
• Bei mehreren Stationen entscheidet diese Zuordnung, wo ein Bon landet.
Wenn in Küche/Schank nichts ankommt (nur GASTRO):
• aktive Station prüfen,
• Artikel-Zuordnung prüfen,
• Drucker-Zuordnung prüfen.
RKSV (fiskaly)
Hier erfolgt die rechtliche RKSV-Einrichtung (fiskaly SIGN AT), inkl. Auth-Test, Cash Register und SCU.
Ablauf:
• Modus TEST/LIVE korrekt wählen.
• API Key + API Secret aus SIGN AT (AT/RKSV-Bereich) eintragen.
• TEST ausführen.
• Danach SPEICHERN.
Neue Funktionen:
• API-Test zeigt bei Fehlern eine Request-ID.
• Cash Register wird automatisch erstellt, wenn leer.
• SCU wird automatisch erstellt/zugeordnet, wenn Rechts-traeger-ID vorhanden.
• Lange Felder (Key/Secret/IDs) sind für vollständige Anzeige optimiert.
Rechts-traeger-ID fuer SCU:
• UID (ATU...), oder
• Steuernummer (z.B. 84035/4864), oder
• GLN.
Wichtig:
• KassenSichV (DE) Credentials funktionieren nicht fuer RKSV AT.
• Ohne gültige RKSV-Einrichtung sind Live-Belege nicht rechtskonform signiert.
Stammdaten
Stammdaten erscheinen auf Belegen, Reports, Exporten und ggf. im QR-Kontext.
Pflege hier sauber:
• Name Verein/Firma
• Adresse
• UID (eigenes Feld)
• Steuernummer (eigenes Feld)
• E-Mail, Telefon, Webadresse
• Logo (Upload/Feld)
Wichtig:
• UID und Steuernummer sind getrennte Felder.
• Kleinunternehmer ohne UID lassen UID leer und verwenden Steuernummer.
• Das Stammdaten-Logo wird systemweit genutzt (Cloud, Browser, PDF).
• Logo muss nur einmal hier gepflegt werden.
Fehlende Stammdaten führen zu unvollständigen Bons.
Umsatz & Helfer
Live-Übersicht über laufenden Umsatz, Helferanteile und aktuelle Betriebszahlen.
Diese Sicht ist für operative Kontrolle während der Veranstaltung gedacht.
Der verbindliche Abschluss erfolgt im Bereich X/Z-Bericht.
Reports & Kassabuch
Hier liegt der Abschlussbereich der Kassa.
Bedeutung:
• X-Bericht = aktuelle Vorschau ohne Abschluss.
• Z-Bericht = rechtlicher Abschnittsabschluss.
Nach Z-Bericht beginnt ein neuer Zeitraum.
Zusätzlich verfügbar:
• Reports/XLSX
• Umsatz-Export Tag/Monat/Jahr
• Umsatz nach Artikelgruppen
• Kassabuch-Auswertung
Neue RE-Funktionen:
• Rechnungsstatus (offen/teilbezahlt/bezahlt).
• Offene-Posten-Liste direkt im Reports-Bereich.
• Teilzahlung buchen oder Restbetrag als bezahlt markieren.
• Zahlungsarten-Auswertung (Bar / Online-Zahlung / Rechnung-Bank) im Zeitraum.
Hinweis zu offenen Rechnungen (RE):
• Offene RE (Handwerk) sind zunächst unbezahlt.
• RE-Bons können direkt gedruckt/exportiert werden und zeigen Zahlung=Rechnung.
Logfiles
Protokolliert wichtige Änderungen im System (Einstellungen, Artikel, Prozesse).
Nützlich für:
• Fehleranalyse
• Nachvollziehbarkeit bei Teamwechsel
• interne Kontrolle
Wenn unklar ist, wann etwas geändert wurde, zuerst hier nachsehen.
Storno-Beleg
Storno erzeugt eine Gegenbuchung und reduziert den Umsatz korrekt.
Neu:
• Storno ist per Beleg-ID ODER per Beleg-/Rechnungsnummer möglich.
• Bei Beleg-/Rechnungsnummer wird der komplette zugehörige Beleg storniert (alle Positionen).
Vorgehen:
• Eines der Felder ausfüllen (ID oder Nummer).
• Optional Storno-Grund eintragen.
• STORNO ausführen.
Regel:
• Nur bei tatsächlicher Fehlbuchung stornieren.
• Begründung intern dokumentieren.
• Möglichst zeitnah im selben Event/Kassenlauf durchführen.
Monitor Übersicht
Steuert, welche Kacheln auf dem Dashboard angezeigt werden.
GASTRO-Modus:
• Kassa, QR, Küche, Schank, Umsatz, Setup möglich.
HANDWERK-Modus:
• QR, Küche, Schank werden ausgeblendet.
• Empfohlen: Kassa, Umsatz, Setup.
Empfehlung:
• Für Tablet/Desktop verwenden.
• Nur wirklich benötigte Kacheln aktivieren, damit das Team schneller navigiert.
Tische & QR-Code
Hier definierst du Tischstruktur und QR-Betrieb.
Abhängigkeiten:
• Tisch ausgeblendet = in Kassa/QR nicht verfügbar.
• Falsche Tischanzahl = unklare Bedienung im Service.
• QR aktiv, aber keine Tische/Links = Gäste können nicht korrekt bestellen.
Ticket Einstellungen
Definiert Ticketlogik: Kategorien, Kapazitäten, Tischregeln, Reservierungsverhalten.
Direkte Wirkung auf Kassa:
• Welche Tische auswählbar sind.
• Ob Tischwahl verpflichtend ist.
• Wie frei/reserviert/verkauft berechnet wird.
Nach Änderungen immer kurz in der Kassa testen.
Tische Reservierungen & Überblick
Live-Steuerung der Reservierungen inkl. Namen pro Tisch/Gruppe.
Anzeige zeigt:
• Kapazität
• reserviert
• verkauft
• freie Plätze
Wenn Tisch nicht auswählbar ist: voll, reserviert blockiert oder ausgeblendet.
Artikel anlegen und bearbeiten
Zentraler Produktbereich mit direkter Wirkung auf alle Arbeitsbereiche.
Hier pflegst du:
• MwSt-Modus
• Artikelgruppen + MwSt-Satz
• einzelne Artikel
• Stationszuordnung
• Sortierung
Neue Praxis im Verkauf:
• Freipreis-Name in der Kassa ist fuer Zusatzpositionen/Rabatt/Gutschein gedacht.
• Negative Freipreise sind nur im Handwerkmodus erlaubt.
Aenderungen wirken sofort in Kassa, Schank, Küche, Bon und Export.
Mehrwertsteuer
Grundschalter fuer Steuerbetrieb.
Logik:
• Mit MwSt arbeiten: MwSt aus der Artikelgruppe wird verwendet.
• MwSt-befreit (Kleinunternehmer): Steuerfrei-Hinweis gemaess § 6 Abs. 1 Z 27 UStG auf Beleg.
• Wenn beide Optionen aus sind: technischer 0%-Modus ohne Kleinunternehmer-Hinweis.
Wichtig:
• Der Kleinunternehmer-Hinweis wird automatisch am Bon ausgegeben.
• Preise immer brutto eingeben.
• Aufteilung in Netto/Steuer erfolgt automatisch.
Artikel-Gruppen
Jede Artikelgruppe hat einen Namen und einen MwSt-Satz.
Wichtig für dein Modell:
• Standardgruppen (Getränke/Speisen/Ticket/Pfand) sind vordefiniert.
• Neue Gruppen sind gleichwertig (z. B. Fanartikel).
• Keine Unterordnung erforderlich.
Im Artikel wählst du nur die gewünschte Gruppe aus.
Neuen Artikel anlegen
Beim Anlegen eines Artikels entscheidest du Name, Gruppe, Preis und optionale Stationen.
Abhaengigkeiten:
• Gruppe bestimmt MwSt.
• Station bestimmt, wo der Artikel sichtbar ist.
• Ohne passende Station erscheint der Artikel nur in Bereichen mit ALL-Zugriff.
Hinweis:
• Fuer Rabatt/Gutschein nicht extra Artikel anlegen noetig; das geht ueber Freipreis in der Kassa.
Artikel verwalten
Hier bearbeitest du bestehende Artikel direkt in der Liste.
Moeglich:
• Name/Gruppe/Preis/Lager aendern
• Reihenfolge per Drag & Drop
• nach Gruppe filtern
Wenn Artikel in der Kassa abgeschnitten wirken:
• Namenlaenge pruefen,
• Sortierung pruefen,
• auf kleinem Handy ggf. kurze Bezeichnungen verwenden.
Bon Druck
Konfiguration der Ausgabe fuer Kassa, Kueche, Schank und Tickets.
Druckmodi:
• Browser-Druck (lokal am Geraet)
• Cloud-Druck (Epson/Star Endpoint)
• Nur digital (PDF/ohne Direktdruck)
Browser-Druck:
• Modus in Setup aktivieren.
• Popups fuer vereins-kassa.at erlauben.
• Standarddrucker im Betriebssystem setzen.
• Funktioniert am Desktop direkt, am Smartphone je nach Browser nur eingeschraenkt.
Cloud-Druck (Epson):
• Epson Weboberflaeche -> Server Direct Print.
• URL aus Vereinskassa eintragen: .../resi-rksv/printers/epson.php?secret=...
• Nicht "Cloud Services / Agent-Key" verwenden.
• Rollen/Stationen korrekt zuweisen.
Wichtige neue Punkte:
• Druckstatus zeigt offen/gesendet/gedruckt.
• Bei Moduswechsel koennen alte offene Jobs nachgedruckt werden.
• Logo kommt zentral aus Stammdaten und gilt fuer Cloud, Browser und PDF.
Fehlersuche bei "druckt nicht":
• korrekter Modus aktiv?
• Popup-Blocker aus?
• Drucker erreichbar?
• richtige Station/Role?
• Endpoint-URL korrekt und vollstaendig?
Benutzer & Rollen
Verwaltet Teamkonten fuer Bedienung, Leitung und Kassa.
Rollen nach Betriebsmodus:
• GASTRO: Kassierer, Kellner, Manager, Admin.
• HANDWERK: Kassierer, Manager, Admin (Kellner wird in Setup ausgeblendet).
Vorteile:
• Aktionen sind personenscharf nachvollziehbar.
• Umsaetze/Trinkgeld pro Benutzer auswertbar.
Wenn Login nicht geht: Aktivstatus, Rolle und Zugangsdaten pruefen.
Rollen & Rechte
Definiert Sichtbarkeit und Zugriff je Rolle (z. B. Kassa, Kueche, Schank, Reports).
Betriebsmodus-Logik:
• GASTRO: Rollenkarte fuer Kellner sichtbar und konfigurierbar.
• HANDWERK: Kellner-Rolle in Setup ausgeblendet (nur Kassierer/Manager).
Wenn jemand einen Bereich nicht sieht:
• Rolle kontrollieren
• Recht fuer den Bereich aktivieren
• ggf. neu anmelden lassen.