Bedienungsanleitung - Vereins-Kassa Demo

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Schnellstart

Diese sechs Schritte reichen für die meisten einmaligen Vereinsveranstaltungen.

EventdatenName, Datum und Stammdaten kontrollieren.

Artikel & PreiseProdukte, Gruppen, Preise und Lagerwerte erfassen.

QR-CodesTisch- oder Bereichs-QR-Codes drucken. QR bleibt Grundfunktion.

Helfer einladenLinks für Kassa, Schank, Küche und QR-Order teilen.

Helfer & StationenKassa, Schank oder Küche über die passenden Links öffnen.

AuswertungUmsatz und Helferverbrauch kontrollieren.

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Vereinsmodus

Der Vereinsmodus bleibt einfach, damit normale Helfer nicht durch Profi-Einstellungen verunsichert werden.

Eventdaten

Hier verwaltest du aktuellen Event, Stammdaten, Klonen und Beenden. Event beenden ist endgültig: Kassa und QR-Codes werden gesperrt, Mitarbeiter- und Gastlinks zeigen danach die Sperrseite und leiten zur Startseite weiter.

Artikel & Preise

Für Vereine reichen Artikelname, Gruppe, Preis und Lager. Mehrwertsteuer-Strukturen liegen im Profi-Modus.

QR-Codes

QR-Codes gehören zur Grundfunktion. Gäste können damit direkt am Tisch bestellen oder bezahlen.

Umsatz und Auswertung

Im Vereinsmodus sind Umsatz, Artikelverbrauch und Helferverbrauch sichtbar. Kassabuch, X/Z-Berichte und Storno bleiben im Profi-Modus.

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QR-Codes

QR-Codes sind keine Profi-Funktion. Sie gehören zur normalen Vorbereitung eines Vereinsfestes.

Erstellen

QR-Codes für Tische, Bereiche oder Gastzahlung erstellen und als PDF drucken.

Bestellen

Gäste bestellen über das eigene Handy. Offene Bestellungen erscheinen im QR-Order-Bereich.

Steuern

Wenn es zu hektisch wird, kann QR-Bestellung deaktiviert werden. Die Kassa bleibt weiter verwendbar.

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Helferlinks

Jeder Bereich arbeitet mit einem eigenen Link, damit Helfer nur das sehen, was sie brauchen.

Einladen

Links können kopiert, geöffnet oder per SMS bzw. WhatsApp geteilt werden. Nach dem Klonen eines Events müssen neue Links verteilt werden.

Stationen

Spezielle Stationen sind sinnvoll, wenn ein Helfer nur bestimmte Artikel sehen soll, zum Beispiel nur Schank oder nur Küche.

Empfehlung

Den ALL-Link nur an verantwortliche Personen geben. Normale Helfer bekommen möglichst den passenden Stations-Link.

Nicht übertreiben

Zu viele Stationen machen kleine Events unnötig kompliziert. Lieber mit einfachen Links starten.

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Profi-Modus

Für Gastronomie, Firmen, Vereinsheime, Handwerksbetriebe und dauerhaften Betrieb.

Profi-Funktionen sind vorbereitet, aber nicht für jedes Vereinsfest notwendig. Cloud-Drucker, RKSV/Fiskalisierung, Online-Zahlung und Benutzerrechte brauchen sorgfältige Einrichtung und Tests. Persönliche Einrichtung ist nicht inkludiert und wird bei Bedarf pauschal oder nach Stunden extra verrechnet.

TischeTischverwaltung & Reservierungen

Dauerhafte Tische, Reservierungen, Tischstatus und Tischplan. Reine QR-Code-Erstellung bleibt im Vereinsmodus.

TicketsTickets / Stehplätze

Ticketpreise, Stehplätze, Tischkarten, Einlass- oder Reservierungslogik.

ZahlungOnline- und Kartenzahlung

PayPal, Apple Pay, Google Pay, Webhook, Karten-Aufpreis und Bar-Rabatt.

DruckDrucker & Bon

Browser-Druck, PDF-Bons und Cloud-Druck. Cloud-Druck ist nur mit EPSON TM-m30III getestet und gewährleistet.

KasseKassabuch & Schichten

Schichten, Einlagen, Entnahmen, X-Bericht, Z-Bericht, Kassabuch, Storno und Logfiles.

RKSVFiskalisierung

Nur verwenden, wenn Registrierkassenpflicht besteht oder steuerliche Anforderungen das notwendig machen.

RechteBenutzer und Rechte

Für größere Teams oder Dauerbetrieb. Kleine Veranstaltungen kommen meistens mit Helferlinks aus.

ExportExporte & Schnittstellen

XLSX, CSV, PDFs, Reports und weitere Ausgaben für Nachbearbeitung oder Buchhaltung.

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Vor dem Live-Betrieb

Vor echten Gästen immer einmal in Ruhe testen.

Vor dem Test

Demo starten und 60-Minuten-Laufzeit beachten
Eventnamen und Datum kontrollieren
Artikelpreise prüfen
QR-Code für Tisch 1 testen
Kassa, Schank und Küche öffnen
Testbestellung und Testauswertung prüfen

Vor echtem Betrieb

Keine Demo-Daten für echte Veranstaltungen verwenden
Helferlinks neu verteilen
Nur notwendige Stationen anlegen
Profi-Funktionen einzeln testen
Cloud-Druck nur mit EPSON TM-m30III einplanen
RKSV und Steuerfragen vorab klären

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Häufige Probleme

Kurze Orientierung, wenn im Test etwas nicht wie erwartet funktioniert.

Was bedeuten BAR, SELF und STAFF?

BAR ist ein normaler Direktverkauf ohne Tischzuordnung, zum Beispiel an der Hauptkassa oder an der Bar. Das ist nicht automatisch die Zahlungsart Bar; die Zahlungsart wird unten im Warenkorb gewählt. SELF ist der Selbstabhol-Modus: Gäste können bei Veranstaltungen ohne feste Tische bei jedem Kassierer zahlen und bekommen eine eindeutige Abholnummer. Mit dieser Nummer holen sie Getränke an Bar oder Schank und Speisen in der Küche selbst ab. Das funktioniert auch bei Events mit Tischen oder Stehplätzen, wenn stehende Gäste bei mobilen Kassierern bestellen und danach selbst abholen. STAFF ist für Mitarbeiter- oder Teamverbrauch, zum Beispiel Helfergetränke oder interne Buchungen. Diese Buchungen sind nicht als normale Gastbestellung gedacht.

Ein Helfer sieht zu viel

Wahrscheinlich wurde ein zu starker Link geteilt. Für normale Helfer besser passende Stations-Links verwenden.

Ein Helfer sieht zu wenig

Station, Artikelgruppe oder Artikel-Zuordnung prüfen. Spezielle Stationen zeigen nur zugewiesene Artikel.

QR-Bestellung geht nicht

Systemstatus prüfen: Kassa aktiv, QR-Codes aktiv und richtiger Betriebsmodus. Danach QR-Code neu testen.

Demo ist abgelaufen

Nach 60 Minuten werden Demo-Daten automatisch gelöscht. Für einen neuen Test einfach eine neue Demo starten.

Drucker funktioniert nicht

Die Kassa funktioniert auch ohne Bondrucker. PDF-Bons oder Browser-Druck verwenden. Cloud-Druck ist nur mit EPSON TM-m30III getestet.

RKSV oder Online-Zahlung unklar

Diese Bereiche gehören zum Profi-Modus. Erst in Ruhe testen und bei steuerlichen Fragen fachlich abklären.

Detail-Hilfen aus dem System

Die folgenden Akkordeons enthalten die Hilfetexte, die in der Kassa beim kleinen Fragezeichen erscheinen.

Eventdaten Event anlegen, klonen, Stammdaten prüfen und den aktuellen Eventstatus verstehen.

Eventdaten

Dieser Bereich gehört zur Grundfunktion für normale Vereins-Events. Hier verwaltest du den aktuellen Event: • Eventnamen und Datum setzen. • Vergangene Events kontrollieren. • Einen alten Event klonen. • Einen Event endgültig beenden. Empfehlung für ein normales Vereinsfest: • Zuerst Eventname und Datum kontrollieren. • Danach Artikel, QR-Codes und Helferlinks prüfen. • Erst nach dem Testbetrieb echte Helfer einladen. Wichtig: • Klonen übernimmt Produkte, Stationen, Drucker und Umsätze aus der Vorlage. • Nach dem Klonen müssen Mitarbeiterlinks neu verteilt werden. • Event beenden ist endgültig. • Beim Beenden werden Kassa und QR-Codes gesperrt. Mitarbeiter- und Gastlinks zeigen danach die Sperrseite und leiten zur Startseite weiter. • Schicht beenden ist etwas anderes: Das gehört zum Kassabuch und sperrt keine Zugänge.

Stammdaten

Stammdaten erscheinen auf Belegen, Reports, Exporten und teilweise im QR-Kontext. Für normale Vereins-Events wichtig: • Name des Vereins oder Veranstalters. • Adresse, wenn sie auf Belegen erscheinen soll. • E-Mail, Telefon und Webadresse, wenn gewünscht. • Bon-Logo für Belege und PDFs. Profi-Daten: • UID und Steuernummer sind getrennte Felder. • Diese Felder sind vor allem für Betriebe, Rechnungen, RKSV oder steuerliche Anforderungen relevant. Hinweis: • Das Logo wird zentral gespeichert und für Cloud-Druck, Browser-Druck und PDF-Bons verwendet. • Unvollständige Stammdaten können zu unvollständigen Bons oder Exporten führen.

Systemstatus und QR-Code

Dieser Bereich steuert die wichtigsten Grundschalter. Für normale Vereins-Events wichtig: • Kassa aktiv = Helfer können arbeiten. • Kassa gesperrt = Mitarbeiter-Zugänge sind blockiert. • QR-Codes aktiv = Gäste können per QR-Code bestellen oder bezahlen. • QR-Codes aus = Gästezugang ist deaktiviert. Betriebsmodus: • Gastro = Tischwahl, QR-Bestellung, Küche, Schank und Ticketfunktionen möglich. • Handwerk = direkter BAR-/Rechnungsbetrieb ohne Tischwahl. Hinweis: • QR-Codes gehören zur Grundfunktion. • Tischpläne, Reservierungen und dauerhafte Tischverwaltung gehören zum Profi-Modus. • Wenn ein Bereich nicht sichtbar ist, zuerst Kassa-Status, QR-Status und Betriebsmodus prüfen.

QR-Codes QR-Codes bleiben Grundfunktion und gehören nicht in den Profi-Modus.

QR-Codes erstellen

QR-Codes gehören zur Grundfunktion und sind nicht im Profi-Modus versteckt. Damit können Gäste direkt am Tisch oder in einem Bereich bestellen oder bezahlen. Typische Verwendung: • QR-Codes für Tische erstellen. • QR-Codes für Bereiche erstellen. • QR-Code-PDF drucken. • Gastzahlung oder Gastbestellung vorbereiten. Wichtig: • QR aktiv muss im Systemstatus eingeschaltet sein. • Ausgeblendete Tische oder Bereiche sind für Gäste nicht verfügbar. • Reine QR-Code-Erstellung bleibt Grundfunktion. • Dauerhafte Tischpläne, Reservierungen und Tischstatus gehören zum Profi-Modus.

Systemstatus und QR-Code

Dieser Bereich steuert die wichtigsten Grundschalter. Für normale Vereins-Events wichtig: • Kassa aktiv = Helfer können arbeiten. • Kassa gesperrt = Mitarbeiter-Zugänge sind blockiert. • QR-Codes aktiv = Gäste können per QR-Code bestellen oder bezahlen. • QR-Codes aus = Gästezugang ist deaktiviert. Betriebsmodus: • Gastro = Tischwahl, QR-Bestellung, Küche, Schank und Ticketfunktionen möglich. • Handwerk = direkter BAR-/Rechnungsbetrieb ohne Tischwahl. Hinweis: • QR-Codes gehören zur Grundfunktion. • Tischpläne, Reservierungen und dauerhafte Tischverwaltung gehören zum Profi-Modus. • Wenn ein Bereich nicht sichtbar ist, zuerst Kassa-Status, QR-Status und Betriebsmodus prüfen.

Helfer einladen Links für Kassa, Schank, Küche, QR-Order und spezielle Stationen sicher teilen.

Helfer einladen

Dieser Bereich gehört zur Grundfunktion für normale Vereins-Events. Hier öffnest und teilst du direkte Helferlinks: • Kassa-Link für Verkauf. • Schank-Link für Getränke. • Küche-Link für Speisen. • QR-Order oder Monitor-Link zur Übersicht. • Kopieren, Öffnen und Teilen per SMS oder WhatsApp. Empfehlung: • ALL-Link nur an Leitung oder verantwortliche Personen geben. • Normale Helfer bekommen möglichst nur den passenden Stations-Link. • Nach dem Klonen eines Events die neuen Links erneut verteilen. Wichtig: • Wenn jemand zu viel sieht, wurde wahrscheinlich ein zu starker Link geteilt. • Wenn jemand zu wenig sieht, passt wahrscheinlich Station oder Artikel-Zuordnung nicht.

Neue Stationen anlegen

Stationen sind eigene Arbeitsbereiche für Helfer. Für normale Vereins-Events ist das nur notwendig, wenn Helfer bewusst getrennte Aufgaben haben sollen: • Kassa verkauft alles oder nur bestimmte Produkte. • Schank sieht nur Getränke. • Küche sieht nur Speisen. • Ticket-Station sieht nur Ticketartikel. Wichtig: • Eine Station erzeugt eigene Links für Mitarbeiter. • Artikel müssen der Station zugeordnet sein, damit sie dort sichtbar sind. • Zu viele Stationen machen die Bedienung unnötig kompliziert. Empfehlung: • Bei kleinen Veranstaltungen zuerst mit einfachen Helferlinks arbeiten. • Spezielle Stationen erst anlegen, wenn wirklich getrennte Bereiche gebraucht werden.

Artikel bearbeiten Artikel, Preise, Gruppen, Lager und einfache Stationen im Vereinsmodus pflegen.

Artikel anlegen und bearbeiten

Dieser Bereich gehört zur Grundfunktion für normale Vereins-Events. Hier pflegst du die wichtigsten Verkaufsdaten: • Artikelname. • Artikelgruppe. • Preis. • Lagerbestand oder Verfügbarkeit. • optionale spezielle Stationen. • Reihenfolge der Artikel. Für Vereine bewusst einfach gehalten: • Du gibst den Verkaufspreis ein, zum Beispiel Bier 4,00 EUR. • Du musst im normalen Vereinsmodus keine MwSt-Entscheidung treffen. • Mehrwertsteuer und steuerliche Artikelgruppen liegen im Profi-Modus. Wichtig: • Änderungen wirken sofort in Kassa, Schank, Küche, QR-Bestellung, Bon und Export. • Vor dem Event einmal alle Hauptartikel in der Kassa testen.

Artikelgruppen

Artikelgruppen helfen beim Sortieren und Filtern der Artikel. Im normalen Vereinsmodus dienen sie vor allem der Übersicht: • Getränke. • Speisen. • Ticket. • Pfand. • eigene Gruppen wie Fanartikel. Zusätzlich steuern Gruppen die Farblogik: • Getränke werden schwarz dargestellt. • Speisen werden rot dargestellt. • Pfand wird grün dargestellt. • Tickets werden pink dargestellt. Im Profi-Modus kann zusätzlich je Gruppe ein MwSt-Satz gepflegt werden. Empfehlung: • Für normale Events wenige klare Gruppen verwenden. • Zu viele Gruppen machen die Kassa unübersichtlich.

Neuen Artikel anlegen

Hier legst du neue Verkaufsartikel an. Für normale Vereins-Events brauchst du nur: • Name, zum Beispiel Bier 0,5l. • Gruppe, zum Beispiel Getränke. • Preis, zum Beispiel 4,00. • Lager, falls du Verfügbarkeit prüfen möchtest. Spezielle Stationen: • Nur auswählen, wenn der Artikel nur in bestimmten Bereichen sichtbar sein soll. • Beispiel: Küchenartikel nur Küche, Getränke nur Schank. • Ohne spezielle Station bleibt der Artikel im normalen Kassa-ALL-Bereich verfügbar. Lagerwerte: • -1 = unendlich, keine Lagerprüfung. • 0 = ausverkauft, Artikel wird in der Kassa gesperrt oder ausgegraut. • 1 bis 20 = kritisch, wird in der Kassa auffällig markiert.

Artikel verwalten

Hier bearbeitest du bestehende Artikel direkt in der Liste. Möglich: • Name ändern. • Gruppe ändern. • Station ändern. • Lagerbestand ändern. • Preis ändern. • Artikel speichern oder löschen. • Reihenfolge per Verschieben ändern. • Nach Gruppen filtern. Farblogik: • Schwarz = Getränke. • Rot = Speisen. • Grün = Pfand. • Pink = Ticket. Mobile Bedienung: • Artikel sind kompakt dargestellt, damit nicht endlos gescrollt werden muss. • Speichern und Löschen liegen rechts als kleine Icon-Aktionen. • Bei sehr langen Namen besser kurze Kassenbezeichnungen verwenden.

Mehrwertsteuer und Artikelgruppen

Dieser Bereich gehört zum Profi-Modus. Für normale Vereinsfeste soll die Artikelerfassung einfach bleiben: Artikelname, Gruppe, Preis, Lager. Hier werden steuerliche Einstellungen gepflegt: • Mit MwSt arbeiten. • Kleinunternehmer-/MwSt-befreit-Hinweis. • MwSt-Satz je Artikelgruppe. • steuerliche Auswertung auf Bon, Report oder Export. Wichtig: • Verkaufspreise werden weiterhin als Bruttopreise eingegeben. • Die Steueraufteilung erfolgt über die Artikelgruppe. • Wenn du nicht sicher bist, welche MwSt-Regel gilt, bitte steuerlich abklären. Hinweis: • Diese Funktion wurde bewusst aus dem einfachen Vereinsbereich herausgenommen, damit Vereinsnutzer nicht unnötig verunsichert werden.

RKSV Fiskalisierung nur verwenden, wenn sie rechtlich erforderlich ist.

RKSV (fiskaly)

Dieser Bereich gehört zum Profi-Modus und betrifft die rechtliche Fiskalisierung in Österreich. Nur erforderlich, wenn für deinen Betrieb eine Registrierkassenpflicht besteht. Hier wird fiskaly SIGN AT eingerichtet: • TEST oder LIVE Modus wählen. • API Key und API Secret eintragen. • Auth-Test durchführen. • Cash Register und SCU prüfen oder erstellen lassen. • FON-/Teilnehmerdaten und rechtliche Daten sauber halten. Wichtig: • Zuerst immer im TEST-Modus einrichten und prüfen. • Erst nach erfolgreichem Test auf LIVE wechseln. • Deutsche KassenSichV-Daten funktionieren nicht für RKSV Österreich. • Ohne gültige RKSV-Einrichtung sind RKSV-Live-Belege nicht rechtskonform signiert. Hinweis: • Ob RKSV notwendig ist, hängt von Betrieb, Umsatz, Barumsatz und rechtlicher Situation ab. • Bei Unsicherheit Steuerberater oder zuständige Stelle fragen.

Drucker Bons sind digital oder als PDF möglich; Cloud-Druck ist nur mit EPSON TM-m30III getestet.

Bon Drucker Einstellung

Dieser Bereich gehört zum Profi-Modus und ist optional. Die Kassa funktioniert auch ohne Bondrucker. Bons können digital oder als PDF verwendet werden. Druckmöglichkeiten: • Browser-Druck am jeweiligen Gerät. • PDF-Bons ohne direkten Drucker. • Stationenbezogene Ausgabe für Kassa, Schank, Küche oder Ticket. • Cloud-Druck nur mit dem von uns getesteten EPSON TM-m30III. Wichtig vor dem Live-Betrieb: • Druckmodus bewusst auswählen. • Popup-Blocker im Browser prüfen. • Standarddrucker am Gerät prüfen. • Cloud-Endpunkt vollständig eintragen. • Testbon auslösen und kontrollieren. Hinweis: • Cloud-Druck können wir derzeit nur mit EPSON TM-m30III gewährleisten. • Andere Hersteller oder andere Modelle werden von uns nicht als Cloud-Drucker empfohlen. • Drucker, Cloud-Druck und Bonlayout sind erfahrungsgemäß anspruchsvoller. • Wenn persönliche Einrichtung gewünscht ist, muss dafür ausreichend Zeit eingeplant werden.